Los sistemas de monitoreo y evaluación (M&E) son una herramienta indispensable para la efectiva, eficiente y transparente gestión de políticas, planes, programas y proyectos en cualquier ámbito donde se invierten recursos para el alcance de metas, objetivos y resultados. En términos generales, los pasos para construir un sistema de M&E son:
- Analizar la política, plan, programa o proyecto para entender cómo sistematizar sus objetivos, metas, productos y resultados.
- Seleccionar o diseñar los indicadores para cada uno de esos niveles (en el caso de que el sistema se esté desarrollando para un organización internacional, generalmente existen indicadores estándar que se pueden seleccionar para cada uno de los niveles; en caso que no existan indicadores adecuados, se procede a diseñarlos).
- Elaborar una definición clara de los indicadores y su forma de medición.
- Establecer los parámetros tales como forma, frecuencia, lugares y métodos para la recolección de datos, así como los mecanismos para el control de su calidad. Adicionalmente se deben de definir las responsabilidades, el flujo de los datos y su manejo.
- Seleccionar o crear las herramientas para la recolección de los datos.
- Elaborar un presupuesto para el funcionamiento del sistema.
- Elaborar el manual del sistema documentando todos los elementos anteriores.
- Realizar pruebas piloto y validar el sistema, realizando las depuraciones correspondientes en caso sea necesario.
- Recolectar la información de línea de base lo cual servirá para establecer las metas para cada indicador acorde a los resultados esperados.
- Utilizando el manual desarrollado, capacitar al personal involucrado en el uso del sistema.
A pesar de la claridad de este procedimiento, no siempre se logra poner en marcha un sistema de forma efectiva, eficiente y sostenible. Esto puede ocurrir por diversos factores técnicos e institucionales, siendo éstos últimos los que más inciden en la puesta en marcha.
Al hablar de los factores técnicos se pueden mencionar: (1) nivel de eficiencia en la elaboración y/o planificación del plan, programa o proyecto o el diseño de la política; (2) correcta selección y definición de indicadores, lo cual implica la selección de un adecuado número de indicadores que permita la apropiada manejabilidad del sistema; y (3) calidad de los datos que alimentan a los indicadores. Por su parte, los factores institucionales más relevantes son: (1) el grado de compromiso de líderes y actores influyentes; (2) existencia de un ambiente facilitador; (3) suficiencia de recursos para la operación del sistema; (4) capacidades organizacionales y administrativas para el manejo del sistema.
En los últimos 15 años los sistemas de M&E han evolucionado de enfoques basados en implementación a enfoques basados en resultados, lo cual ha permitido un abordaje más completo e integral de los factores antes mencionados. La creciente demanda de este tipo de sistemas ha conducido a tomadores de decisión y ejecutivos a enfocarse en la obtención de impactos y resultados, más allá del simple cumplimiento de metas y objetivos. La adopción de este nuevo enfoque implica la introducción de cambios en el procedimiento metodológico antes indicado los cuales equivalen a las características sobresalientes de los sistemas basados en resultados. A continuación se detallan las características sobresalientes de estos sistemas.
La primera característica consiste en llevar a cabo una evaluación de la aptitud institucional como primero y más importante paso para la creación y puesta en marcha del sistema. La evaluación de aptitud institucional examina el contexto político, organizacional y cultural buscando determinar si la institución o las instituciones involucradas están preparadas y tienen la capacidad organizativa y la voluntad política para construir, usar y sostener el sistema. Como se dijo anteriormente, el compromiso de los líderes es clave para su exitosa implementación y vinculado a ésto están otros aspectos que examina la evaluación de aptitud institucional, la cual deberá proveer recomendaciones para la mejora en estos aspectos.
Otra característica de los sistemas de M&E basados en resultados es el énfasis en procesos participativos y asociativos para la construcción y el mantenimiento del sistema. Es decir, el enfoque toma en cuenta la necesidad de consultar e involucrar a actores externos e internos en el establecimiento de productos, resultados esperados, indicadores y metas para los indicadores con el fin de llegar a un acuerdo común y de consenso sobre estos elementos claves del sistema. Después de la evaluación de la aptitud institucional, este es el segundo aspecto más crítico para la creación y sostenibilidad de un sistema de M&E basado en resultados.
Otra característica es la expresa consideración de los procesos de análisis y elaboración de reportes y tableros de indicadores, la generación de conocimientos, lecciones aprendidas y la sostenibilidad del sistema. Esto implica considerar al momento del diseño: las formas de analizar la información y generar reportes y tableros de indicadores para la adecuada toma de decisiones, la oportuna aplicación de medidas correctivas y el aprendizaje; la demanda de información de los diversos actores; las estrategias para compartir la información; la clarificación de roles y responsabilidades; los componentes para el sostenimiento del sistema; los incentivos, los desincentivos y las capacidades para el sostenimiento; la transparencia y calidad de la información, entre otros aspectos.
La apropiada y formal incorporación de estas características al procedimiento antes indicado, valiéndose también de las tecnologías de la información y comunicación modernas, eleva significativamente la posibilidad de crear un sistema de M&E efectivo, sostenible, que dé debida cuenta de los resultados e impactos de una política, un plan, un programa o un proyecto. Un sistema de esta naturaleza no solamente crea condiciones para una mayor efectividad, eficiencia y transparencia en la gestión sino también que genera de forma sistemática y constante conocimientos, lecciones aprendidas y las posibilidades de replicación y sostenibilidad de los resultados y del sistema mismo.
Finalmente, vale la pena destacar la importancia que tienen un buen diseño, una buena formulación y una adecuada planificación en detalle de la política o del proyecto, plan o programa para el cual se creará el sistema de M&E. El contenido y desempeño de este último depende en gran medida de esos aspectos y también de que se hagan las previsiones respectivas desde las etapas tempranas del diseño y la formulación para la incorporación del monitoreo y la evaluación como parte de la gestión de cualquier iniciativa, sea pública o privada.
